समय प्रबंधन - टाइम मैनेजमेंट - Time Management
आप हमेशा समय के पीछे भागते हैं या आप इसका
पूरा उपयोग करने में सक्षम हैं? क्या आप कार्यसूची बनाते हैं? क्या
आप अपने समय की योजना बनाते हैं और प्राथमिकताओं पर ध्यान केंद्रित करते हैं?
समय हमारे सबसे जरुरी संसाधनों में से एक है और
इसका सर्वोत्तम उपयोग आपके उपर निर्भर करता है। अपने कैरियर, नौकरी
या व्यक्तिगत मामलों में बेहतर प्रदर्शन काफी हद तक आपके समय प्रबंधन यानि टाइम
मैनेजमेंट के गुणों पर निर्भर करता है।
समय बचत कौशल यानि टाइम सेविंग स्किल्स,
आम समय खराब करने वाले
कारक जो आपकी उत्पादकता को बर्बाद कर सकते हैं, और घर तथा काम
पर कुशलता से अपना समय प्रबंधन कैसे कर सकते हैं यह लेख आपको इन जरुरी तथ्यों के
बारे में जानने और सीखने में मदद करेगा।
समय प्रबंधन यानि टाइम मैनेजमेंट
विलियम शेक्सपियर ने कहा है, “एक मिनट भी देरी
करने से बेहतर है तीन घंटे पहले कर लेना।”
वास्तव में समय प्रबंधन यानि टाइम मैनेजमेंट
अपने समय का कुशलता से सही उपयोग करने का अभ्यास है। आप अनुशासन और शेड्यूलिंग का
उपयोग समय प्रबंधन और उत्पादकता बढ़ाने में मदद के लिए कर सकते हैं। शेड्यूलिंग
में एक प्रकार का कार्य आयोजन शामिल रहता है जो आपको उन्हें कुशलता से पूरा करने
में मदद करता है। रुकावटों को कम करने और सफल होने की योजना द्वारा समय पर कार्य
पूरा करने के लिए अपने आप को प्रशिक्षण देना ही अनुशासन है। अपने समय का अच्छी तरह
से प्रबंधन करने के लिए, आपको प्राथमिकताएं, लक्ष्यों
को तय करने और स्वयं तथा अपने काम के प्रबंधन की जरूरत है। समय का प्रभावी उपयोग
आपके जीवन को तनावरहित बनाता है, और आपके पसंदीदा कार्य के लिए अधिक समय
बचा सकता है।
समय प्रबंधन यानि टाइम मैनेजमेंट के लाभ
जैसे ही आप समय पर महारत हासिल कर लेते हैं,
तो
आप पाएंगे कि बहुत से लोग एक वर्ष में वे क्या हासिल करेंगे, इसका सही आकलन नहीं
कर पाते हैं! जीवन में हमेशा कुछ बिन्दुओं पर आप खुद को हारा हुआ और व्यस्त महसूस
करते हैं। काम, परिवार और अन्य दायित्व आपके सीमित समय और
ध्यान पाने के लिए मुकाबला करते हैं। अनुशासन और उचित समय प्रबंधन तकनीकों के
उपयोग से, आपका जीवन और काम अधिक प्रबंधनीय और कुशल हो सकता है। समय के उचित
प्रबंधन के कुछ निश्चित लाभ निम्न हैं:
समय प्रबंधन यानि टाइम मैनेजमेंट के लाभ
- उत्पादकता में वृद्धि
ज्यादा काम करने का मतलब आपके पास उपलब्ध समय में अधिक पैसे कमाने की क्षमता है।
- कम तनाव
कम तनाव बेहतर काम/जीवन संतुलन प्रदान करता है।
- आपकी प्राथमिकताओं पर स्पष्टता
जब आपके पास एक तय सिस्टम हो, आपकी प्राथमिकताएं क्या हैं, यह बताना आसान है।
- अपना जीवन जीने के लिए और ज्यादा समय
अच्छी नींद, सही खाने और नियमित व्यायाम के लिए अधिक समय मिलता है
- लक्ष्य प्राप्त करना
जो भी आपने निश्चित किया हो उसे पूरा करने से बेहतर कोई अहसास नहीं है।
समय का सम्मान करें
समय हमारी सभी संपत्तियों में से सबसे मूल्यवान
होने के साथ साथ सबसे नाशवान भी है। समय नि:शुल्क लेकिन
अनमोल है। आप इसके मालिक नहीं बन सकते, लेकिन आप इसका इस्तेमाल कर सकते हैं।
आप इसे रख नहीं सकते, लेकिन आप इसे खर्च कर सकते हैं। एक बार जब आपने
इसे खो दिया तो यह कभी वापस नहीं आ सकता।
सफल समय प्रबंधक बेझिझक समय का सम्मान करते
हैं। इसका अर्थ है अपनी सीमाओं को जानना, कि आप समय की एक निर्धारित अवधि के
भीतर क्या कर सकते हैं। अगर आपके पास समय की एक निर्धारित अवधि के भीतर पूरा करने
के लिए बहुत ज्यादा कार्य हैं, तो आपकी गुणवत्ता उन कार्यों में
प्रभावित हो सकती है, और आप अपने समय का सम्मान नहीं कर पाते हैं। आप
प्रत्येक कार्य के लिए योजना बना कर, उचित रूप से समय देकर समय का सम्मान
करते हैं, और रुकावटों या विलंब के साथ समय बर्बाद नहीं करते।
समय पैसा है
अगर समय के साथ कोई मौद्रिक मूल्य नहीं जुड़ा है,
तो क्या
आप अलग तरह से अपने समय के बारे में सोचते हैं? गणना करने के
लिए नीचे दिए सूत्र का उपयोग करें:
मूल्य आकलन:
1.5 x वार्षिक वेतन/ प्रति वर्ष कार्य घंटे = लागत प्रति घंटे
लागत प्रति घंटे/60 = लागत प्रति मिनट
प्रति दिन 24 घंटे X प्रति
घंटे 60 मिनट X प्रति मिनट 60 सेकंड = 86,400
सेकंड
कल्पना करें:
हर दिन आपका बैंक आपके खाते में सेकंड
के रूप में 86,400 रूपये जमा करता है। एक शर्त है कि आपको पूरी
राशि दिन के अंत तक खर्च करना जरूरी है। आप राशि को आगे नहीं ले जा सकते। आप क्या
करेंगे? आप इस पैसे को कैसे खर्च करेंगे? अगर आप अपने समय
के बारे में इस तरह सोचें, तो शायद आप इसके प्रबंधन में अधिक कुशल
हो जाएंगे और अलग तरीके से प्राथमिकता देंगे।
आपके अनुसार निम्नलिखित कथनों में कौन से सही हैं?
क. समय बहुमूल्य है। अगर आप अपने समय का सम्मान
करेंगे तो लक्ष्यों को प्राप्त करने में सक्षम होंगे।
ख. समय का सम्मान समय प्रबंधन यानि टाइम मैनेजमेंट
को समझने का पहला कदम है।
ग. समय मूल्यवान है, आप
अगर समझदारी से इसका उपयोग करते हैं, आप लक्ष्य को प्राप्त करने में
सक्षम होंगे।
घ. समय मूल्यवान है, आप
अगर समझदारी से इसका उपयोग नहीं करते हैं, आप लक्ष्य को प्राप्त करने में
सक्षम होंगे।
लचीलापन
किसी विद्वान् दार्शनिक ने कहा है कि अपने
फैसले के लिए प्रतिबद्ध रहें, लेकिन अपने दृष्टिकोण में लचीलापन रखें।
अगर आप अपने कार्य दिवस के समय में लचीलापन
रखते हैं, तो अंतिम क्षणों में किसी काम की योजना बनाने के लिए जगह दे पाएंगे। केवल
अपने दिन में अतिरिक्त कार्य जोड़ने के लिए सहमत होना ही लचीलापन नहीं है, अपितु
सुनिश्चित करना कि आप चीजों को अपने कार्यक्रम से हटाने की भी योजना बना सकें।
अपने साथ अतिरिक्त समय रखने के तरीके
- दिन की कार्य सूची में 30 मिनट अलग रखें
अंतिम-क्षणों में किसी भी कार्य को समय देने के लिए आप यह समय उपयोग कर सकते हैं, जो अन्यथा आपके शेड्यूल में कटौती करेगा।
- अपने कार्यक्रम को भरे नहीं
अपने कार्यक्रम को बहुत सारी चीजों से भरना विफल होने के लिए योजना बनाना है। प्रत्येक कार्य को जरूरी समय देना योजना को सफल बनाना है।
- अपने ब्रेक की योजना बनाएं
लंच और फिटनेस क्लासों जैसी कुछ चीजें अपने कार्यक्रम में शामिल करें। अगर आपके प्रोजेक्ट में आपको आवश्यकता हो तो यह आपको कुछ अतिरिक्त समय देता है, और आपको तरोताजा और स्वस्थ रखता है।
- सक्रिय प्रोजेक्ट
यदि आप जानते हैं कि आपके पास कभी भी कोई प्रोजेक्ट आ सकता है, तो अपने ग्राहकों या सहयोगियों से पता करें कि इसके आने की उम्मीद कब तक है। इस तरह से कोई प्रोजेक्ट अंतिम क्षणों में आपके उपर नहीं आएगा और आपके पास इसके लिए निर्धारित किया हुआ आवश्यक समय उपलब्ध होगा।
तकनीक
चार्ल्स बक्सटन (1823 – 1871)
(आपको कुछ भी करने के लिए समय कभी नहीं मिलेगा।
अगर आपको समय चाहिए, तो आपको इसे निकालना पड़ेगा।)
काम पर या घर पर अच्छी तरह से अपने समय का
प्रबंधन नहीं करने से समस्या पैदा हो सकती हैं। यहाँ इस पोस्ट में कुछ तकनीकें दी
गई हैं जिनसे आपको अपने समय प्रबंधन यानि टाइम मैनेजमेंट की शक्तियों और कमजोरियों
को पहचानने में मदद मिलेगी।
अपने समय का ट्रैक रखना
क्या आप जानते हो कि वर्तमान में अपना समय खर्च
कैसे कर रहे हैं? अपने समय के प्रबंधन के लिए पहला कदम यह अच्छी
तरह समझना है कि आप इसका इस्तेमाल कैसे कर रहे हैं। अपने दैनिक कार्यों की सुबह
जागने के समय से रात में सोने के लिए जाने के समय तक अपनी सभी गतिविधियों की एक
सूची बनाएं और इन्हें पूरा करने के लिए कितना समय आप लेते है इसमें शामिल करें। यह
सूची आपको बताएगी कि अपना दिन कितने रचनात्मक तरीके से खर्च कर रहे हैं और कहाँ आप
समय बर्बाद कर रहे हैं। आपको अपना समय, पैसे एवं अपनी सूची को एक डायरी के रूप में
देखना चाहिए और आप पैसे खर्च कैसे कर रहे हैं। आगे, आप कितनी अच्छे
या बुरे तरीके से अपनी सूची के अनुसार अपना समय खर्च करते हैं इस आधार पर बदलाव
करेंगे।
सुझाव
कुछ दिनों के लिए एक नोटपैड अपने साथ रखें। आप
क्या करते हैं और कितना समय प्रत्येक गतिविधि पर खर्च करते हैं। फिर, सप्ताह
या महीने में अपना समय लेने वाली अन्य चल रही गतिविधियां लिखें। यह सूची आप को
समझने में मदद करने के लिए एक अच्छा प्रारंभिक बिंदु है जहां आपको अपने समय के
बेहतर प्रबंधन के लिए बदलाव की आवश्यकता होगी।
अपने समय का उचित प्रबंधन करने के लिए सबसे
महत्वपूर्ण कदम है?
जानें, आप अपने 24 घंटे कैसे व्यय कर रहे हैं
जो काम आप पहले से ही पूरा कर चुके हैं, आपको यह समझने में मदद कर सकते हैं कि उसमें बदलाव की जरूरत कहाँ है।
अगले महीने के लिए एक शेड्यूल बनाएं
शेड्यूल बनाना अगला कदम होगा। पहला कदम यह पता लगाना होगा कि आप पहले से ही अपना दिन कैसे खर्च कर रहे हैं।
रात में जल्दी सो जाओ
जल्दी सोना एक अच्छी आदत है, लेकिन हम 24 घंटे के एक दिन का प्रबंधन करने के तरीके जानने की कोशिश कर रहे हैं।
उद्देश्य और लक्ष्य तय करना
लक्ष्यों को तय करना और अपने उद्देश्यों को परिभाषित करना आपके समय के प्रबंधन को प्राथमिकता देने में मदद के लिए एक महत्वपूर्ण कदम है।
समझदारी से लक्ष्य निर्धारित करें
विशिष्ट
लक्ष्य एकदम सरल और स्पष्ट तरीके से लिखा जाना
चाहिए। उदाहरण के लिए, आप एक निश्चित तिथि और समय पर अपने ऑफिस का काम
खत्म करना चाहते हैं। इस काम में लगने वाले समय को तय समय सीमा के दिनों में शामिल
करने के लिए योजना बनाएं। आपको अपनी समय सीमा में काम पूरा करने के लिए अतिरिक्त
घंटे शामिल करने की जरूरत पड़ सकती है।
मापने योग्य
लक्ष्य मापने योग्य और ठोस होना चाहिए। उदाहरण
के लिए, आप पांच घंटे के भीतर अपना काम खत्म करना चाहते हैं। आपका लक्ष्य
मापने योग्य है क्योंकि आपने इसमें एक स्पष्ट समय मूल्य डाल दिया है।
प्राप्त करने योग्य
लक्ष्यों को प्राप्त करने योग्य होना चाहिए। वे
अच्छी तरह से परिभाषित और आपकी क्षमताओं को चुनौती देते प्रतीत होने चाहिए। उन्हें
एक कार्य को पूरा करने के लिए आपको प्रेरित करने में सक्षम होना चाहिए। उदाहरण के
लिए, पांच घंटे के भीतर काम पूरा करने और प्रस्तुत करने की आवश्यकता है।
इस मामले में, आपके पास पहले से ही काम खत्म करने के लिए
जरूरी स्किल निर्धारित होना चाहिए और यह आपको प्रेरित रखने के लिए काफी
चुनौतीपूर्ण हो जाना चाहिए।
यथार्थवादी
यह महत्वपूर्ण है कि आपके लक्ष्य चुनौतीपूर्ण
हैं, सुनिश्चित करें कि वे यथार्थवादी हों ताकि आप उन्हें प्राप्त करने
में सफल रहें।
समय आधारित
एक समय सीमा निर्धारित होनी चाहिए जिसके भीतर
लक्ष्य को पूरा किया जाना है। तात्कालिकता आपको तय समय सीमा पर काम खत्म करने के
लिए प्रोत्साहित करेगी। उदाहरण के लिए, पांच घंटे के भीतर अपना काम खत्म करना
आपको एक ठोस समय सीमा देता है।
जैसे ही आप अपने लक्ष्यों को निर्धारित कर लेते
हैं, आपको स्पष्ट अंदाजा होगा कि कहाँ से शुरू करना है, कैसे
कार्य को पूरा करना है, और आपके पास उसे समय पर पूरा करने की एक स्पष्ट
योजना है।
लक्ष्यों को निर्धारित करना
इससे आपको फोकस करने और ट्रैक पर रहने में मदद
मिलेगी। बिना
किसी लक्ष्य के आपके पास कोई दिशा निर्देश नहीं हो सकते हैं। क्या यह महत्वपूर्ण
नहीं है और हम हमेशा उसके बिना भी समय प्रबंधन कर सकते हैं?
जी नहीं, यह बहुत महत्वपूर्ण है अन्यथा आप उस
पायलट की तरह होंगे जो बिना किसी गंतव्य के विमान को उड़ा रहा है। अगर आप
वास्तव में अपने लक्ष्यों को प्राप्त करना चाहते हैं तो यह महत्वपूर्ण है।
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