समय प्रबंधन - उपयुक्त प्रणाली अथवा सिस्टम
अपनी हरेक मिनट की योजना बनाने से आप
दस मिनट तक का निष्पादन समय बचा लेते हैं। समय बचाने और लक्ष्यों को प्राप्त करने
का सबसे अच्छा तरीका उन्हें ठीक से प्राथमिकता देना है। यहाँ आप 80/20 नियम के बारे
में जानेंगे, समय प्रबंधन में यह कैसे और क्यों सफल होता है, और
आप काम और घर में इसे लागू कैसे कर सकते हैं।
समय प्रबंधन के लिए 80/20 नियम
80/20 नियम को परेटो नियम के रूप में भी जाना जाता
है। यह परफॉरमेंस यानि प्रदर्शन को निर्धारित करने के लिए इस्तेमाल किया जाने वाल एक
सामान्य अनुपात है। समय प्रबंधन के लिए इस नियम के अनुसार आपका 80% लाभ आपके खर्च किये
गये 20% समय में से आता है। कोई भी व्यक्ति हर समय 100%
उत्पादक नहीं हो सकता है। आपके पास दिन के दौरान काफी उत्पादक घंटे होंगे, और कई
बार आप बिलकुल भी उत्पादक नहीं होंगे।
इसका मतलब यह भी है कि आपको 80% पर
रुक जाना चाहिए। हम बहुत सा समय विवरण की कांट-छांट में लगा देते हैं वास्तव में
जिसकी इस प्रोजेक्ट में आवश्यकता नहीं है, जैसे यह सुनिश्चित करना कि कोई चार्ट खास
तरह से दिख रहा है या एक फोटो सही तरीके से नहीं रखी है। कभी-कभी हम काम से अपने कदम
वापस खींच लेते हैं और समय बचाने के लिए खुद को "शाबासी" देते हैं। यह
गुणवत्ता का त्याग नहीं है, इसका मतलब आपकी उन उम्मीदों का त्याग है
जो आपको अपने खुद के काम से हो सकती है, और यह प्रोजेक्ट को सफलतापूर्वक पूरा करने
के लिए आवश्यक नहीं है।
80/20 नियम लागू करें
दिन में आपका सबसे उत्पादक समय कौन सा है उसे
पहचानें और उसके अनुसार अपना काम निर्धारित करते हुए 80/20 का नियम लागू करें।
समय प्रबंधन के लिए समय आबंटन
समय प्रबंधन के लिए अपनी प्राथमिकताओं को लिखने के बाद अपने
कैलेंडर के टाइम स्लॉट में उन्हें जगह दें। इसे "समय आबंटन" कहा जाता है, सूची को
बनाते हुए अनुशासन के साथ इसका नियमित रूप से अभ्यास करें। आपको इसमें प्रवीणता पाने
के लिए परिश्रमपूर्वक समय आबंटन का अभ्यास करने की जरूरत है।
कैलेंडर डिवाइड करें
समय प्रबंधन में समय आबंटन के लिए पहला कदम है 15-30
मिनट के अंतराल में अपने दैनिक कैलेंडर को विभाजित करना। छोटे अंतराल से निपटना
आपकी अपनी उत्पादकता बढ़ाने के लिए और बड़े कार्य का प्रबंधन करने में मदद करता है।
निजी समय और कार्य समय में अपना दिन विभाजित करें।
छोटे-छोटे टुकड़ों में अपने कार्य चालू करें
सप्ताहांत सहित पूरे समय के लिए एक कार्य-सूची
बनाएं। अपने बड़े कार्यों को छोटे अंतराल में विभाजित करें। उदाहरण के लिए,
चार
घंटे तक एक लेख लिखना अपने आप में कोई कार्य नहीं होगा। आपको इसे टुकड़ों में
बांटते हुए अनुसंधान के लिए एक घंटा, एक घंटा पहला ड्राफ्ट लिखने के लिए,
एक
घंटा संपादन के लिए और एक घंटा फलेक्स टाइम, अगर प्रत्येक आइटम में एक घंटे से
ज्यादा समय लग जाए।
व्यक्तिगत गतिविधियों को शेड्यूल करें
व्यक्तिगत गतिविधियों के लिए समय आबंटन अवश्य
सुनिश्चित करें। यह आपके काम के समय के साथ साथ आपके व्यक्तिगत समय के मूल्य के
लिए महत्वपूर्ण है। वास्तव में ऐसा करने का सबसे अच्छा तरीका है इसे शेड्यूल करना।
अपनी व्यक्तिगत गतिविधियों की सूची बनाएं
दैनिक रूटीन की गतिविधियों को लिखें
सामान्य गतिविधियों के नीचे संक्षेप में लिख
दें जैसे: परिवार के साथ रात का खाना या खेल गतिविधियों में भाग लेना। नियमित
गतिविधियों को अन्यथा न लें। सबके लिए समय आबंटन करें।
निजी प्राथमिकताएँ
निजी प्राथमिकताओं को लिख लें, जो
आपकी दिनचर्या में शामिल नहीं है। इसमें अपने फिटनेस स्तर में वृद्धि करना,
वजन
कम करना या अपने परिवार के साथ अधिक समय बिताना भी शामिल किया जा सकता है।
चालू मासिक गतिविधियां
ऐसी गतिविधियों का एक नोट बनाएं जो आपकी रूटीन
में नहीं है, लेकिन जिसे आप 15 से 20
दिनों में करते हैं। बागवानी, रिश्तेदारों से मिलना, गाडी
का रखरखाव और वित्तीय नियोजन आदि इस श्रेणी में गिने जाते हैं।
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